Man stelle sich ein mittelständisches Unternehmen vor: vor 10 Jahren als Start-Up gegründet. Zu Beginn wurde der Einkauf manuell vorgenommen: Bedarfserfassung, Preiskalkulation und Bestellung.
Die Produktion hat sich binnen zwei Jahren seit Gründung verdoppelt, sodass Mitarbeiter zur Buchführung und Durchführung des Einkaufes angestellt wurden, welcher vorher von der Produktion zeitgleich verwaltet wurde. Durch mehrmalige Veränderungen der Produktpalette in den folgenden Jahren gestaltet sich der Einkauf immer schwieriger, da größere Mengen und mehr Arten von Materialien eingekauft werden müssen.
Dies führt heute zu einemn erheblichen Mehrbedarf von Personal im Einkauf und einer höheren Fehlerquote im Einkauf durch menschliche Fehler. Beides bedeutet letztendlich Kosten für das Unternehmen: Mehrkosten durch Personal oder entgangene Einnahmen durch Produktionsausfälle, da benötigte Materialien falsch bestellt wurden.
Um diese Folgen zu vermeiden, bietet sich eine Optimierung des Bestellprozesses an. Beispielsweise könnte den MitarbeiterInnen im Einkauf eine Softwareunterstützung die Arbeit erleichtern, welche den Bedarf anhand des momentanen Verbrauchs feststellt und die Bestellmenge und Anbieter so kalkuliert, dass das Unternehmen ein optimales Preis-Leistungsverhältnis erhält. Die Aufgabe der Angestellten des Einkaufes wären von nun an die manuelle Anpassung von Bestellungen der Software an betriebliche Umstände, die eine Maschine nicht erfassen kann und die regelmäßige Aktualisierung der Daten der Software im Rahmen von Inventuren oder Recherche von neuen Anbietern auf dem Markt.